Y-TUNNUS 1929745-7
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §, 24 §
Päivitetty 17.1.2021
1. Rekisterinpitäjä
Tmi Puheterapeutti Riitta Piirainen
Lintulenkki 5 90650 Oulu
Puhelin 0400933321
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Riitta Piirainen, Lintulenkki 5, 90650 Oulu
puh. 0400 933321, r.piirainen@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Puheterapian asiakasrekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn perusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu
rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen pitää rekisteriä puheterapiassa
käyvistä asiakkaista (Henkilötietolaki 8§, EU 2016/679). Puheterapeutilla on
salassapitovelvollisuus. Tietoja käsitellään potilasasiakirjojen laatimisesta
sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä annetun
asetuksen (99/2001) mukaan. Tietoja käsitellään vain kuntoutukseen tulevien/olevien
henkilöiden kuntoutuksen suunnittelua, toteutusta ja jatkuvuutta varten.
Terapiapalveluiden laskutusta varten tarvitaan asiakkaiden henkilötiedot
kuntoutuksen maksajataholle esim. Kelalle.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään asiakkaiden yksilöintitiedot,
kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,
tarvittaessa ammatti, läheinen henkilö, alaikäisen huoltajat ja yhteystiedot.
Hoidon kannalta tarpeellisia ovat kuntoutuspäätös ja sen mukana saadut
asiakirjat, kuntoutukseen liittyvät muut kuntoutujan luvalla hankitut
asiakirjat, tutkimustulokset, kuntoutukseen liittyvät yhteydenotot, ja kuntoutuksesta
laadittu kuntoutuspalaute.
Laskutusta varten ostopalvelupäätökset, ajanvaraustiedot ja kirjanpitotiedot.
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
– palvelun tilaajalta eli esim. Kelasta saadut tiedot
– lähettävältä taholta/hoidosta vastuussa olevalta taholta saadut tiedot
– kuntoutujalta itseltään saadut tiedot
– kuntoutujan luvalla eri paikoista hankitut tiedot
– kuntoutuksen aikana kirjatut ja esille tulleet tiedot
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Kuntoutusjakson päättyessä palvelusta
laadittu palaute luovutetaan asiakkaalle/ huoltajalle, tutkivalle julkisen
terveydenhuollon taholle (esim. OYS), kuntoutuksen maksavalle taholle (esim.
Kela), yhteistyökumppaneille asiakkaan/huoltajan tai laillisen edustajan
luvalla (esim. asiakkaan muut terapeutit, koulun tai päiväkodin hlöt,
hoitajat). Kuntoutuslasku palvelun tilaajalle, esim. Kela, Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri,
vakuutusyhtiö.
Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien tahojen
ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan viranomaisille kirjallisen ja yksilöidyn
pyynnön perusteella ja vain kyseisen asian vaatimassa laajuudessa.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto talletetaan erikseen tähän
tarkoitukseen varattuun lukittuun tilaan, jonka käyttöoikeus on vain Riitta
Piiraisella.
B. Atk:lle talletetut tiedot: Rekisteritietojen
suojaus tietokoneella ja muistitikulla varmistetaan teknisillä
suojauskeinoilla, kuten palomuurilla, virustorjunnalla ja salasanoilla, jotka
ovat vain rekisterinpitäjän tiedossa. 1.1.2021 alkaen on otettu käyttöön Kelan
sertifioima sähköisen dokumentaation tietojärjestelmä Diarium. Digitaalisen
rekisterin ylläpito ja varmuuskopiot otetaan tietohallinnon Diariumin toimesta.
Asiakastietojärjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin
käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
9. Henkilötietojen säilytysajan määrittämiskriteerit
Sähköisten
potilasasiakirjojen käyttöön ja luovutukseen liittyvät sosiaali- ja
terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 5§
tarkoitetut lokitiedot tulee säilyttää eheinä ja muuttumattomina vähintään 12
vuotta niiden syntymisestä. 12 vuotta viimeisen käynnin toteutumisesta
säilytetään ajanvarauskirjat, muiden terveydenhuollon yksiköiden paperiset
lausunnot ja paperiset muistiinpanot. Erilaiset kuntoutukseen liittyvät
tallenteet säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta ja jos siitä ei ole
tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus tiedon korjaamiseen
Jokaisella on oikeus tarkistaa omat
tietonsa (Henkilötietolaki 26§, EU 2016/679) esittämällä pyynnön kirjallisesti
rekisterinpitäjälle, omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Asiakirjasta
tulee ilmetä yksilöidysti, mitä asiakirjan osaa tarkistuspyyntö koskee.
Asiakkaalla tai alaikäisen asiakkaan
huoltajalla on oikeus pyytää korjata havaitsemansa virheellinen tieto
esittämällä korjattava tieto kirjallisesti. Pyynnössä on perusteltava mitä
vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja miten
korjaus pyydetään tekemään.